企業活動において、業務の効率・生産性を上げることは至上命題とも言うべき大きな課題ですが、ビジネスの現場では、度々、コミュニケーションコストを如何に減らすのか？という話題がでることもしばしば。
ということで、今回は、ChatGPTにコミュニケーションコストを減らす為にはどうしたらよいのか？という質問をなげてみることにしました。
コミュニケーションコストとは？
コミュニケーションコストについて、簡単にまとめておきます。
コミュニケーションコストとは、情報の発信者が情報の受け手に対し発信した情報の内容を理解するまでの過程に発生する時間や労力などのコストのことです。
ビジネスの現場においては、業務連絡から指示、情報の共有、対外的な場での商談なども含めて、相手に情報を伝え理解してもらう為に必要なコスト、つまり、労力や時間などのことをコミュニケーションコストと言っています。
APPSWINGBYの事業であるWebサービスやアプリの開発プロジェクトの現場でも、要件を定義した内容をシステム設計者に伝える、UIのデザインをUI/UXデザイナーに伝える、仕事のやり方を伝える・・・など様々なシーンにおいて、コミュニケーションコストが発生しており、コミュニケーションコストを効率よく減らしていく為に日々試行錯誤しています。
ということで、さっそくChatGPTに「コミュニケーションコストを減らす為の良い方法は？」と質問してみた結果をみてみましょう。
ChatGPTに「コミュニケーションコストを減らす為の良い方法は？」と質問してみた結果は、
ChatGPTに「コミュニケーションコストを減らす為の良い方法は？」と質問したところ、以下の回答が返ってきました。
コミュニケーションコストを減らすためには、以下の方法が効果的です。
- 目的を明確にする： コミュニケーションの目的を明確にし、必要な情報を事前に整理しておくことで、不必要な質問や情報のやりとりを減らすことができます。
- 適切なコミュニケーション手段を選ぶ： 相手との関係性や緊急性、情報量に応じて、適切なコミュニケーション手段を選ぶことが大切です。例えば、簡単な連絡であればメールやチャットツールを利用し、重要な情報共有であれば、対面会議やビデオ会議を利用することで、コミュニケーションコストを削減できます。
- 文書化する： コミュニケーションの内容や決定事項を文書化することで、情報共有の確認や後日の参照が容易になり、不必要なコミュニケーションコストを減らすことができます。
- 情報共有のルールを設定する： チーム内で情報共有のルールを設定することで、情報の漏れや重複を防止し、コミュニケーションコストを削減できます。例えば、共有する情報のフォーマットや頻度を統一するなどです。
- コミュニケーションの訓練を行う： チーム内でコミュニケーションの訓練を行うことで、コミュニケーションスキルの向上や相手への理解を深めることができます。これにより、不必要なコミュニケーションコストを減らすことができます。
なかなか秀逸な答えが返ってきました。
目的を明確にし、適切なコミュニケーション手段を選択することを心がけることことで、コミュニケーションコストを減らすことができるとChatGPTは回答しています。
また、文書化するなどのルールも効果的。
ここまでは様々な現場でも取り組まれている事例ですので、なるほど、そうだよなぁ～という印象です。
コミュニケーションの訓練を行う
そして、今回もっとも注目すべきだったのは、5番目の回答。「コミュニケーションの訓練を行う」でしょうか。ChatGPTは、チーム内でコミュニケーションの訓練を行うことでコミュニケーションスキルの向上が見込め、相手への適切な情報の伝達が可能になることができると言っています。その結果、コミュニケーションコストも下がると。。。
おそらく大半の企業では、”コミュニケーション”のスキル自体は個人まかせになっているケースが多く、コミュニケーションの訓練をする機会を設けていることはあまりないような気がします。近年はスマートフォンやLINEやSlackなどのコミュニケーションツールの普及により、人と人との直接的なコミュニケーションを行う機会が減ってきており、人との会話そのものが苦手という人も増えているそうですので、企業サイドとしても「コミュニケーションの訓練」というお題を解決する為の取り組みなども考えてみても良いのかもしれませんね。
また、気になる質問、気になる課題などを見つけて、ChatGPTに質問してみたいと思います。
今日も一日頑張りましょう！
